Guia de Gerenciamento de Projetos de SEO (com Modelo de Plano Gratuito)

O que é Gestão de Projetos de SEO?

Aqui na SEOptimer, trabalhamos com mais de 2.000 agências digitais, então entendemos os desafios diários que elas enfrentam. Um dos desafios mais comuns é como gerenciar múltiplos projetos de SEO de maneira eficiente. Perguntamos a algumas agências digitais que são líderes na indústria de SEO para ajudar a esclarecer esse tópico e compartilhar seu conhecimento e expertise sobre como elas organizam projetos de SEO internamente.

Estamos gratos pelas contribuições para este artigo dos seguintes especialistas em SEO:

• Tyson Hinz, COO na WebMarketers
• Laurel Miltner, Diretora de Estratégia Digital na Orbit Media Studios
• John Lincoln, CEO na Ignite Visibility

Gerenciar um projeto de SEO envolve equilibrar muitas partes móveis. Para agências, esse trabalho é ainda mais difícil porque isso é feito em vários clientes em diferentes estágios e níveis de complexidade. Quanto mais projetos de clientes, mais pessoas envolvidas. As coisas podem se desorganizar muito rapidamente. É por isso que você precisa de uma estrutura e processo de Gerenciamento de Projetos de SEO sólidos e sistematizados.

Qualquer projeto de SEO pode conter até 8 (!) partes móveis ou muitas mais:

1. 1. 1. Auditoria de SEO On-page do Site
      2. Correção de problemas de SEO On-page (ex: velocidade do site, links quebrados, etc)
      3. Pesquisa de Palavras-chave
      4. Prospecção contínua para construção de links
      5. Análise de Backlinks
      6. Produção de conteúdo
      7. Alcance de blogueiros/relações públicas
      8. Otimização de conteúdo existente

Um sistema bem documentado facilitará a escalabilidade (adicionar mais clientes, mais projetos) e será robusto o suficiente para que você possa integrar novos membros da equipe ou trocar membros da equipe facilmente sem um grande ônus de treinamento ou necessidade de aprimoramento de habilidades.

Algumas opções para documentar o processo de gerenciamento do seu projeto de SEO incluem:

• Wiki interno / intranet
• Documento simples do MS Word ou Google Docs
• Páginas de processo dentro de ferramentas de gerenciamento de projetos SEO

Embora ferramentas possam ajudá-lo a otimizar e gerenciar todos os seus projetos de SEO, você ainda precisa começar com uma base sólida de processos e um sistema bem documentado para integração, execução e manutenção de projetos de SEO em sua agência.

Por que a Gestão de Projetos de SEO é Importante?

Os princípios por trás de um gerenciamento eficaz de Projetos de SEO são os mesmos do gerenciamento de projetos em geral:

1. 1. 1. Utilize uma estrutura de projeto formal
      2. Defina escopo, objetivo e metas do projeto
      3. Estabeleça papéis, responsabilidades e expectativas
      4. Identifique riscos e obstáculos
      5. Mantenha uma comunicação contínua
      6. Meça o progresso

'Comunicação' é listada separadamente no princípio #5, mas também é o ingrediente essencial em todos os princípios. É a cola que mantém seu projeto nos trilhos e garante que nada seja esquecido. Ferramentas de Gerenciamento de Projetos SEO podem ajudar a sistematizar a comunicação de tarefas, mas você também precisa de processos para como manter os clientes atualizados e transmitir uma sensação de progresso semanal / mensal em direção aos objetivos.

Estruturando e Gerenciando Sua Equipe de SEO

Existem várias maneiras de estruturar sua equipe para uma gestão eficaz de projetos de SEO. À medida que você assume mais projetos de clientes, os fluxos de trabalho se tornam mais complicados à medida que as partes móveis mencionadas acima se tornam tridimensionais e múltiplas para cada projeto. Conforme você cresce, tarefas de projetos podem ser esquecidas ou prazos podem ser perdidos. É aqui que a visibilidade do projeto é fundamental para garantir que todos na equipe possam ver cada projeto e todas as tarefas individuais.

John Lincoln, CEO da agência digital com sede em San Diego Ignite Visibility acredita que manter o tamanho da equipe enxuta e eficaz é o caminho a seguir.

"Quando se trata da estrutura da equipe de SEO, ter muitas pessoas na cozinha é um problema. Quanto mais pessoas envolvidas – especialmente se forem inexperientes – mais difícil se torna realizar as tarefas."

O tamanho e a estrutura da sua equipe devem refletir a expertise necessária para a quantidade de projetos que você possui. Para a maioria das agências, a primeira contratação de SEO provavelmente será um Diretor de SEO ou um Gerente de SEO. Esse indivíduo será encarregado de 'gerenciar' projetos de SEO e definir os processos e metodologias da agência. Não é preciso dizer que essa contratação é extremamente importante, pois ela estabelece o padrão de como o trabalho de SEO é realizado.

À medida que a equipe se expande, geralmente é o Diretor de SEO quem tem influência na tomada de decisão para as próximas contratações. Então, como você garante que contrate o melhor Diretor de SEO possível? Curiosamente, o próprio Google tem uma opinião sobre isso:

Eles recomendam o seguinte processo de 3 etapas:

1. A Entrevista

Durante a entrevista, ouça atentamente como o candidato fala sobre como ele desempenharia o papel, ou seja: eles estão excessivamente focados em classificações ou são mais holísticos e falam sobre como o SEO ajuda a alcançar os objetivos gerais de negócios dos clientes? O Google recomenda a contratação de profissionais de SEO que comprovaram que podem conectar as atividades e resultados de SEO a um valor comercial tangível.

2. A Verificação de Referências

Como em qualquer processo de contratação, verificar referências é obrigatório. Mas a Google sugere que, após cobrir o básico, tente entender como o candidato orientou anteriormente aqueles ao seu redor (ou seja: equipe, colegas, clientes). Os resultados de SEO deles foram sustentáveis? Qual era o equilíbrio entre as soluções de curto prazo versus a estratégia de longo prazo? Com que sucesso eles educaram/defenderam para que o SEO se tornasse uma parte integral dos negócios de seus clientes?

3. A Auditoria Técnica

Nenhum processo de contratação de SEO seria completo sem pedir ao candidato para enviar uma auditoria de SEO. Esta é a sua vez de 'ser o cliente' e experimentar como o candidato avalia um site e como eles comunicam quaisquer problemas potenciais, dicas para otimização e áreas de oportunidade. Com os sapatos do cliente, pergunte a eles que investimento (tempo, dinheiro, recurso) é necessário para melhorar o desempenho e avalie o quão bem eles estruturam sua resposta e conectam cada parte do trabalho ao valor para o negócio. Para avaliar a auditoria técnica deles, confira nosso Lista de Verificação de Auditoria de Site como um ponto de partida de referência.

Definindo o Processo de Gestão de Projetos de SEO

Eu conversei com Tyson Hinz, COO na agência digital canadense WebMarketers, que gerencia múltiplos projetos de SEO simultaneamente para clientes em todos os níveis de maturidade digital.

"A chave para gerenciar com sucesso vários projetos ao mesmo tempo é ter uma metodologia sólida e sistemas de gestão de trabalho bem implementados."

Tyson explicou a metodologia da WebMarketers para gerenciar múltiplos projetos de SEO. A agência usa um processo de quatro etapas:

1. 1. 1. Pesquisa/Plano- Na fase de pesquisa, eles mergulham profundamente nas análises e auditam o site dos clientes. Usando uma variedade de ferramentas, examinamos o conteúdo, a estrutura e o desempenho do site, bem como o cenário competitivo. Eles identificam as melhores oportunidades, dado os orçamentos e objetivos de negócios do cliente, e dividem essas oportunidades em tarefas que são inseridas no Workzone, o software de gerenciamento de projetos deles. Eles descobriram que planejar três meses de tarefas de SEO de cada vez é o melhor, pois permite que planejem estratégias de longo prazo mais efetivamente, ao mesmo tempo que lhes dá a flexibilidade para mudar de curso conforme necessário.
      2. Execute - No segundo passo, eles executam as tarefas planejadas. Graças à sua pesquisa e planejamento minuciosos, a equipe de SEO da WebMarketers sempre tem uma visão clara do que precisa ser feito em qualquer dia específico. Seja escrevendo artigos para blog, melhorando a estrutura de cabeçalhos, implementando dados estruturados ou melhorando a velocidade da página, a equipe de SEO recebe o tempo necessário para fazer as coisas corretamente.
      3. Analyze - Na fase de análise, eles avaliam o trabalho concluído e o impacto que teve nos sites de seus clientes. Neste ponto, eles se fazem perguntas como “o post do blog gerou o tráfego projetado?”, “quão eficazes foram as novas meta descrições para melhorar o CTR?”, ou “quanto conseguiram reduzir o tempo de carregamento após minificar CSS e Javascript”. Esta etapa de análise é crucial, pois sem ela o dinheiro do cliente pode ser desperdiçado se você simplesmente prosseguir com as tarefas sem verificar o impacto.
      4. Ajustar - Uma vez que analisaram o desempenho do plano de SEO, eles são capazes de fazer ajustes conforme necessário para melhorar os resultados, bem como os processos gerais. Ajustes são feitos por uma variedade de razões - se algo está tendo um desempenho melhor do que o esperado, eles podem intensificar e/ou replicá-lo onde possível.

Se esses passos parecem familiares, é porque eles são baseados no PDCA, ou a Roda de Deming. Embora tenha se originado na área de manufatura, o método de gestão de quatro etapas é igualmente eficaz para o marketing e é uma maneira de melhorar continuamente os processos e obter melhores resultados.

O aprimoramento contínuo é algo pelo qual toda agência de marketing deve se esforçar. Não apenas porque melhora os resultados para os clientes, mas também porque permite que as agências refinem seus processos, eliminem o tempo desperdiçado e operem de forma mais lucrativa.

A equipe da WebMarketers no escritório de Ottawa

Unindo tudo com Ferramentas de Gerenciamento de Projetos

Enquanto pesquisar, executar, analisar e ajustar é uma ótima maneira de garantir melhoria contínua; por si só não é suficiente. Uma realidade difícil para muitas agências lidarem é que há um número limitado de horas em uma semana, bem como um número limitado de mãos à obra para fazer o trabalho e a análise necessários para pegar a teoria e colocá-la em prática. A equipe do Tyson conta com uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho para manter tudo organizado em um só lugar.

"Usamos o Workzone para garantir que as tarefas não sejam apenas planejadas e atribuídas à pessoa certa, mas também que a carga de trabalho seja distribuída e programada para ser concluída antes das datas de faturamento dos nossos clientes."

Com este software, os gerentes conseguem visualizar a carga de trabalho diária dos funcionários, identificar problemas potenciais antes que eles surjam e garantir que todos os projetos de SEO estejam no caminho certo - não importa quantos sejam.

Equipe da Orbit Media Studios

Laurel Miltner é a Diretora de Estratégia Digital na agência digital com sede em Chicago, Orbit Media Studios e ela também depende fortemente de processos e ferramentas para lidar com a carga de trabalho dos projetos de SEO da agência.

"Processo e documentação tornaram-se elementos cruciais para o gerenciamento de projetos de SEO bem-sucedidos na Orbit. É importante para nós ajudar os clientes a acompanhar melhorias no desempenho de SEO tanto em um nível macro (em todo o site) quanto micro (página por página e tópicos chave)."

Ao contrário da maioria dos projetos web tradicionais que têm início e fim ou datas definidas, a maioria dos projetos de SEO são contínuos. Certamente, existem tarefas únicas no início de um projeto, mas atividades mensais como criação de conteúdo, divulgação e construção de links são itens comuns em 'retainer'.

"Os frameworks de relatórios devem fazer parte do processo, assim como documentar o que foi feito e quando. Começamos todo programa e projeto perguntando 'O que estamos tentando realizar e como vamos acompanhar isso?'"

Orbit Media Studios conecta tarefas de SEO a resultados de projetos

As ferramentas de gerenciamento de projetos de SEO devem ajudá-lo a comunicar o progresso tanto internamente com sua equipe quanto externamente com seus clientes. Como Laurel menciona, esse nível de relatório de volta ao cliente ajuda a comunicar o valor que sua agência entrega de volta ao negócio do cliente.

Problemas Comuns e Como Superá-los

Nenhum Processo Documentado

Não apenas torna cada projeto ineficiente e inconsistente, mas não ter um processo documentado significa que você está tendo que reinventar a roda toda vez e seu fluxo de trabalho depende do conhecimento preso na cabeça das pessoas - talvez até na sua! A solução: "open-sourcing" seu conhecimento dentro da sua agência torna tudo o que você faz escalável. Uma vez que os processos estejam documentados, você pode integrar mais pessoas para aprender e executar conforme o seu processo. Esta é a única maneira de crescer de forma eficiente à medida que você integra mais projetos de clientes de SEO.

Escopo Mutante e Revisões Intermináveis

Os processos de gerenciamento de projetos de SEO podem ajudá-lo a organizar o trabalho internamente, mas também têm um grande benefício para ajudar a estruturar o projeto e definir expectativas claramente com o seu cliente. O aumento de escopo é um problema muito comum enfrentado por agências e pode acabar custando milhares ao longo do tempo. A solução: implementar expectativas claras para cada etapa do projeto e definir revisões e horas se você estiver faturando com base em marcos/entregáveis.

Falta de Comunicação

A importância de uma comunicação clara e constante não pode ser exagerada. Sem uma boa comunicação, a eficiência se deteriora, o que afeta cronogramas, orçamentos, qualidade e pode ser prejudicial à relação entre agência e cliente. A solução: alguns gerentes de projeto dizem que não existe algo como comunicação excessiva. Usar uma ferramenta de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos abaixo ajudará a automatizar e coordenar grande parte da comunicação em uma equipe, para que todos possam ver no que os outros estão trabalhando e como todas as partes móveis estão relacionadas e progredindo.

Ferramentas Populares para Gestão de Projetos de SEO

Trello

Trello popularizou o "quadro kanban", no qual as tarefas são representadas em cartões. Esses cartões são então organizados em colunas em um quadro. As colunas normalmente representam as etapas do projeto (da esquerda para a direita), mas podem ser configuradas da maneira que você desejar.

No exemplo das etapas do projeto, um cartão entra na primeira coluna à esquerda e segue seu caminho até o lado direito do quadro até que esteja completo.

Os cartões podem ter uma variedade de atributos diferentes, incluindo proprietários, prioridades, categorias, prazos, etc. Você pode anexar mídias e quaisquer arquivos aos cartões para manter as coisas juntas.

O Trello se tornou popular devido à sua simplicidade e flexibilidade. Tanto que um ecossistema inteiro de aplicativos complementares surgiu para apoiar os usuários do Trello. Por exemplo, Blue Cat Reports oferece relatórios e análises fáceis para o Trello para que você possa entender como os cartões (conhecidos como tarefas) estão se saindo ao longo do seu fluxo de trabalho.

Asana

Asana é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais populares e completas usadas por agências digitais. O ponto de preço baixo do Asana ajudou-os a ter sucesso na captura de uma fatia decente do mercado de gerenciamento de projetos de SEO. Como o Trello, o Asana também tem uma visualização kanban (ou 'layout de quadro', como eles chamam), mas também permite que você visualize suas tarefas de várias outras maneiras, incluindo o tradicional Gantt (ou 'visualização de linha do tempo'):

Visualização em lista:

e visualização do Calendário:

Workzone

Assim como o Asana, o Workzone é um conjunto completo de gerenciamento de projetos com muitas das mesmas funcionalidades, no entanto, seu foco é na adoção por toda a equipe.

Isso é ótimo para grandes agências com muitos funcionários que precisam colaborar juntos. Nessa situação, quanto mais o Workzone se torna o centro de todas as comunicações e tarefas, mais visibilidade de projeto e eficiência toda a agência ganha.

Linkio

Linkio é especializado em software para gerenciar sua campanha de backlinks com recursos super úteis para prospecção de links e divulgação para blogueiros.

Planilha

Quando tudo o mais falha, sempre há o Excel ou o Google Sheets (aliás, aqui está uma dica legal: digite "sheet.new" na barra de endereços do Chrome para criar instantaneamente uma nova planilha do Google). As planilhas são um método testado e aprovado para gerenciamento de tarefas simples e acompanhamento de status. Apesar das ferramentas avançadas acima, as planilhas ainda são provavelmente o método mais popular para gerenciamento de projetos de SEO. Elas são simples, familiares e inerentemente personalizáveis.

Se você está começando em gerenciamento de projetos de SEO, baixe nosso modelo gratuito de Excel abaixo:

Próximos Passos

Cobrimos os fundamentos do Gerenciamento de Projetos de SEO neste artigo e referenciamos três especialistas em SEO de agências digitais líderes no setor. Agora é a sua vez de colocar a teoria em prática. Se você levar apenas uma percepção desses especialistas, é a importância da comunicação. Todo processo e metodologia que eles implementaram em seus projetos de SEO são sustentados pela comunicação, tanto interna quanto externamente. Ferramentas de fluxo de trabalho certamente ajudarão a possibilitar que essa comunicação ocorra.

Você também precisa de uma documentação sólida para descrever como você faz as coisas e os passos dados para cada tarefa. Isso ajuda você a escalar seus serviços à medida que integra mais clientes. Você precisa estar eliminando dependências de pessoas e recursos. Se você não fizer isso, você encontrará gargalos no seu fluxo de trabalho e começará a perder eficiência no seu trabalho.

Mas tudo o que foi dito acima é irrelevante se você não tiver profissionais qualificados na sua equipe. O ativo mais valioso na sua agência são as suas pessoas. Contratar os melhores desde o primeiro dia ajudará a prepará-lo para o sucesso!

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